Im Büro müssen die Menschen verstehen können, was ihnen mitgeteilt wird, damit die Arbeit richtig erledigt werden kann. Zum größten Teil ist dies gut gemacht, aber es ist nie zu spät, es besser zu machen, und wenn Sie lernen möchten, wie Sie Ihr Schreiben in 3 Schritten verbessern können (ja, es ist so einfach), sind Sie hier genau richtig .
So verbessern Sie Ihr Schreiben in 3 Schritten
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihr Schreiben in 3 Schritten verbessern können, um Ihre E-Mails, Dokumentationen und andere schriftliche Büromedien zugänglicher zu machen, finden Sie hier einige Tipps dazu.
Am wichtigsten ist, dass es unglaublich einfach ist, und Sie können Ihre Arbeitsleistung auf dem Weg tatsächlich verbessern.
Klartext verwenden
Egal, ob Sie eine E-Mail an ein großes Publikum senden, einen Newsletter schreiben oder eine neue Dokumentation für ein neues Verfahren bei der Arbeit erstellen, Sie sollen von anderen wahrgenommen werden. In diesen Fällen ist es notwendig, Klartext zu verwenden .
Zunächst sollten Sie in Ihrem Text Akronyme und Fachjargon vermeiden. Manche Leute wissen vielleicht nicht, was sie bedeuten und können ein Hindernis für Anfänger sein. Sie können auch dazu führen, dass sich Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen, und die Gesamtwirkung Ihrer Arbeit verringern.
Wenn du für ein Publikum schreibst, ist es ein guter Tipp, für jemanden zu schreiben, der keine Ahnung hat, was dein Job ist.
Indem Sie gründlich vorgehen und jeden Schritt sorgfältig überdenken, können Sie eine ausführlichere Erklärung schreiben, und Mitarbeiter werden weniger wahrscheinlich um Klärung bitten.
Nutzung zugänglicher Quellen
Es gibt einen Grund, warum die meisten Websites, Apps und Social-Media-Sites dieselbe Schriftart verwenden, und das liegt daran, dass sie wissen, dass sie ein größeres Publikum erreichen. Ihre E-Mail- und Digital-Messaging-Anwendungen verfügen bereits über eine leicht lesbare Standardschriftart, die normalerweise Arial oder Calibri ist , und sie sind ideale zugängliche Schriftarten für die Verwendung in der gesamten schriftlichen Dokumentation.
Kleingeschriebener Text ist auch angenehmer für die Augen, verwenden Sie also keine Großbuchstaben, z. B. wenn Sie Titel schreiben oder versuchen, etwas hervorzuheben. Stattdessen können Sie die Wörter fett darstellen, um die Aufmerksamkeit der Person auf sich zu ziehen oder den Text zu unterbrechen.
Auch die Schriftgröße kann für Mitarbeiter wichtig sein, die Schwierigkeiten haben, kleineren Text zu sehen. Text, der 12 Pixel oder größer ist, ist ideal und oft der Standard für öffentliche Materialien. Wenn es kleiner ist, laufen Sie Gefahr, dass die Leute es nicht richtig lesen können. Natürlich können sie die Zoom- Funktion auf ihrem Computer nutzen, wenn es sich um eine digitale Datei handelt, aber wenn es sich um eine gedruckte Datei handelt, kann dies zu Problemen führen.
Schließlich müssen die Quelle und die Mittel in Schwarzweiß sein, und wenn Sie Farbe verwenden, ist Blau am besten, weil es die Farbe ist, die die meisten Menschen mit Farbenblindheit unterscheiden können. Nicht nur das, es ist eine einfache Farbe, die nicht kontrastiert.
Teilung von Textblöcken
Haben Sie jemals eine E-Mail oder ein Dokument erhalten, das fortlaufende Textblöcke enthält? Wenn ja, wissen Sie, dass es abschreckend und für viele Menschen auch schwer zu lesen sein kann. Glücklicherweise gibt es einige schnelle und einfache Möglichkeiten , um detaillierte Textausschnitte zugänglicher zu machen.
Aufzählungszeichen und nummerierte Listen sind großartige Hilfsmittel, um Ideen, Vorteile, Schritte und andere Informationen aufzulisten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufzählungszeichen prägnant und spezifisch sind und Sie in der Lage sind, mehrere Absätze in einem leicht lesbaren Abschnitt zusammenzufassen. Es behält die Aufmerksamkeit des Lesers und spart Ihnen Zeit.
Eine andere Möglichkeit, Text aufzubrechen, ist die Verwendung von Bildern . Sie sollten jedoch vorsichtig mit den verwendeten Bildern sein. Alle Bilder, die Sie verwenden, sollten den Text ergänzen; Wenn Ihr Bild wichtige Informationen enthält, die nicht in Ihrem Text enthalten sind, könnten Sie Menschen ausschließen oder verwirren.
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Jeder hat unterschiedliche Arbeitsweisen und einige Leute benötigen möglicherweise zusätzliche Dinge, die hier nicht berücksichtigt werden. Das Wichtigste ist , Feedback zu bekommen und herauszufinden, was für die Leute funktioniert ; Je mehr Sie die Zugänglichkeit Ihrer schriftlichen Kommunikation verbessern können, desto mehr Vorteile werden Sie sehen.
Der Beitrag How to Improve Writing in 3 Steps wurde erstmals auf Clone Geek veröffentlicht.
