Blackpool Teaching Hospitals geht mit EDRMS von CCube Solutions „live“, um digitale Aufzeichnungen bereitzustellen und die Patientenversorgung zu verbessern

50.000 Papierakten wurden bereits gescannt und den Ärzten elektronisch zur Verfügung gestellt

7. April 2022 – CCube Solutions gibt heute bekannt, dass der Blackpool Teaching Hospitals NHS Foundation Trust sein elektronisches Dokumenten- und Aktenverwaltungssystem (EDRMS) implementiert hat, um im Rahmen einer erheblichen Investition zur Bereitstellung einer digital unterstützten Versorgung alte und übertägige Krankenakten in Papierform zu speichern.

Das EDRMS-Projekt ist Teil eines großen Veränderungsprogramms zur digitalen Transformation innerhalb des Trusts – um die klinische und organisatorische Effizienz zu steigern – das auch die Beschaffung eines neuen organisationsweiten EPR vorsehen wird[1] System und die Integration der beiden neuen Plattformen zusammen.

7.500 klinische Mitarbeiter, die heute voll funktionsfähig und „live“ sind, werden in der Verwendung des CCube EDRMS geschult, um schließlich auf alle medizinischen Akten des Trusts zuzugreifen – insgesamt rund 650.000 Patientenakten, die alle gerade gescannt werden. Dies wird dazu beitragen, die hohe Arbeitsbelastung des Trusts von 32.000 ambulanten Terminen pro Monat zu unterstützen, die hauptsächlich von seinem großen Standort des Blackpool Victoria Hospital durchgeführt werden.

EDRMS bietet sofortigen Zugriff auf Krankenakten, verbessert die Patientensicherheit durch 100 % Verfügbarkeit von Notizen, verbessert die klinische Wirksamkeit, verbessert die Sicherheit und Auditierung und spart Geld. Es ermöglicht auch die Umwandlung von Lagerbereichen in dringend benötigte klinische Räume.

Geoff Burrow, Chief Information Officer der Blackpool Teaching Hospitals, erklärt: „Covid verzögerte offensichtlich unseren Fortschritt bei diesem Projekt, aber wir sind jetzt mit EDRMS voll funktionsfähig und konzentrieren uns darauf, das Papier loszuwerden. Es wurden bereits über 50.000 Papierakten eingescannt, die jeweils etwa 300 Seiten umfassen.“

Der Blackpool Teaching Hospitals NHS Foundation Trust befindet sich an der Westküste von Lancashire und ist in einem Einzugsgebiet der regionalen Gesundheitswirtschaft tätig, das sich über Lancashire und South Cumbria erstreckt und eine Bevölkerung von 1,6 Millionen und geschätzte 18 Millionen Besucher der Küstenstadt Blackpool versorgt. Der Trust bietet auch spezialisierte tertiäre Versorgung für Herz- und Hämatologiedienste in dieser Region und beherbergt den National Artificial Eye Service.

Die enorme Arbeitsbelastung zum Scannen aller Papiernotizen wird auf zwei Arten erledigt. Erstens hat der Trust in die Einrichtung einer eigenen Scanabteilung investiert, in der 35 Mitarbeiter 10 Opex Falcon-Scanner verwenden, die von CCube Solutions geliefert werden, um den Papierkram zu verarbeiten. Zweitens wurde das Scannen auch innerhalb des Nationalen Gesundheitsdienstes an die NHS Business Services Authority (NHSBSA) – einen der größten spezialisierten Scanning-Betreiber in Europa – ausgelagert, der die gleiche Opex Falcon-Ausrüstung verwendet.

Die NHSBSA ist eine gemeinnützige unabhängige Einrichtung des Ministeriums für Gesundheit und Sozialfürsorge und kann aufgrund ihres Fachwissens und ihrer Tradition bei der Verarbeitung aller Papierrezepte im Vereinigten Königreich, die sich immer noch auf mehrere zehn Millionen pro Monat belaufen, auf eine lange Erfolgsbilanz beim Scannen von Dokumenten zurückblicken.

Die Opex Falcon-Scanner sind für 116 Seiten pro Minute bei 300 dpi ausgelegt – die empfohlene Auflösung zur Erfüllung von BS 10008, einem Best-Practice-Aufzeichnungsstandard für die Implementierung und den Betrieb elektronischer Informationsmanagementsysteme, einschließlich der Speicherung, Extraktion und Übertragung von Informationen.

Burrow sagt: „CCube EDRMS ist buchstäblich als Online-Version der Papierakte konzipiert und hat sechs Abschnitte, mit denen vielbeschäftigte Kliniker vertraut sind. Dies macht es ihnen einfach und intuitiv, die benötigten Dokumente zu finden, sei es klinische Korrespondenz, klinische Notizen, Behandlungsdokumente, Untersuchungsberichte, Sicherungsdokumente und so weiter.“

Angesichts des laufenden Übergangs zwischen Papier- und elektronischen Notizen wird den Ärzten, wenn sie sich heute beim Patientenverwaltungssystem (PAS) des Trusts anmelden, derzeit eine Markierung angezeigt, die anzeigt, ob die Patientenakte digital oder noch in Papierform verfügbar ist.

Burrow fügt hinzu: „Wir arbeiten derzeit an den Details, aber die Strategie wird darin bestehen, Scan-on-Demand einzuführen, sodass, wenn ein Patient für einen Termin gebucht wird, seine Notizen aus der Bibliothek gezogen, vorab digitalisiert und dann erstellt werden im CCube EDRMS verfügbar. Das erspart dann das Umherschleppen von Papierakten.“

Die Umstellung von Papier- auf digitale Patientenakten wird eine Reihe weiterer Vorteile mit sich bringen:

100 % Notenverfügbarkeit. Elektronische Gesundheitsakten stehen den richtigen Personen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Dies vermeidet Verzögerungen bei der Behandlung von Patienten – oder sogar Terminabsagen – wenn ihre Unterlagen nicht sofort verfügbar sind.
Remote- und Multi-User-Zugriff. Der Fern- und Mehrbenutzerzugriff auf Gesundheitsakten wird jetzt rund um die Uhr bereitgestellt. Dies ist angesichts der „neuen Normalität“ der Fernarbeit nach der Pandemie und der Anforderung an multidisziplinäre Teams, zusammenzuarbeiten – und gleichzeitig medizinische Notizen einzusehen – von entscheidender Bedeutung, um eine Person zu versorgen.
Angebot von Zugang zu Krankenakten „im Kontext“.. Da der Trust derzeit ein neues organisationsweites EPR beschafft, wird, sobald dieses fertiggestellt und die Software bereitgestellt ist, ein Link hinzugefügt, damit Kliniker, die eine Patientenakte im EPR öffnen, – im Kontext – die alte digitalisierte Patientenakte sehen können, die darin aufbewahrt wird die EDRMS auch. Dadurch werden die beiden Systeme miteinander verbunden.
Sicherheit und Datenintegrität werden verbessert. Das Scannen von Aufzeichnungen verbessert die Sicherheit vertraulicher Patienteninformationen erheblich, da einmal digitalisierte Dateien nicht beschädigt werden, verloren gehen oder verlegt werden können. Außerdem werden Daten gesichert, der Zugriff auf das System protokolliert und geprüft und Regeln für das Management des Informationslebenszyklus auf die Daten angewendet.

Das CCube EDRMS wird auf Server- und Speichersystemen von Dell EMC in den beiden Rechenzentren vor Ort des Trusts ausgeführt, die für Ausfallsicherheit doppelt verbunden sind, um Systemverfügbarkeit und Betriebszeit sicherzustellen.

Vijay Magon, Geschäftsführer von CCube Solutions, sagt: „Unsere Untersuchungen zeigen, dass eine Papierakte im Durchschnitt 10 bis 15 Mal von der Lagerung bis zur Lieferung bearbeitet wird. Es besteht nicht nur ein Infektionsrisiko, wenn Menschen das Papier berühren, sondern die Kosten steigen jedes Mal, wenn Dateien angefordert und dann weggelegt werden. Es ist großartig, die Lehrkrankenhäuser von Blackpool dabei zu unterstützen, dies zu tun: eine Investition, um das Papier ein für alle Mal loszuwerden, was die Effizienz massiv steigern, die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und die allgemeine Versorgung der Patienten vor Ort verbessern wird.“

[1] Elektronische Patientenakte